Aláírás és tanúzás: amikor a formaiságok miatt bukik minden

Magyarország a papírok országa. Az élet minden fontos eseményét papírokon rögzítjük: születés, iskolába beiratozás, iskola elvégzése, nyelvtudás megszerzése, munkaviszony létesítése, házasságkötés, végrendelkezés, halálozás. Fontos viszont figyelni arra, hogy nem csak az a papír fontos, amit hatóság állít ki. Bárminek nagy jelentősége lehet, amit aláírunk. Ezért ebben a cikkben bemutatjuk, hogy az úgynevezett magánokirat esetében milyen formai szabályokra kell figyelni, hogyan lesz a tanúzás bizonyító erejű, mivel nagyon népszerű hitelesítési forma.

Mi az a magánokirat?

A jogban az okiratoknak két fajtáját különböztetjük meg:

• közokirat: azok a dokumentumok, amelyeket a bíróság, közjegyző, vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv állít ki a saját hatáskörén belül. Például, amikor a bíróság hoz egy ítéletet, vagy a közjegyző hagyaték átadó végzést állít ki, vagy a rendőrség felvesz egy jegyzőkönyvet, de ide tartozik az anyakönyvi kivonat, a vízum, vagy a személyi igazolvány is.

A közokirat nagyon erős bizonyító erővel bír, mivel ellenkező bizonyításig több dolgot is tanúsít:

• • a benne foglalt intézkedést vagy határozatot,
  • a tanúsított adatok és tények valóságát,
  • az okiratban foglalt nyilatkozat megtételét,
  • a nyilatkozat megtételének idejét és módját.

Tehát, egy közokirat ütőkártya lehet egy perben több dolognak a bizonyítására is.

• magánokirat: röviden szólva minden, ami nem közokirat. Általában azt értjük magánokirat alatt, amikor magánszemélyek egymás között aláírnak valamit. Például egy átvételi elismervényt vagy szerződést.

Fontos megjegyezni, hogy a cégek által kiállított okiratok is a magánokirat kategóriába tartoznak, sőt, a hatóságok által kiállított okirat is, ha azt nem a saját hatáskörében eljárva állítja ki. Például, vámhatóság saját követeléseinek nyilvántartására szolgáló vámbevételi folyószámlája nem közokirat.

Az, hogy a magánokirat mennyire erős bizonyíték, attól függ, hogy milyen formában készítették el.

Egyszerű magánokirat vs. teljes bizonyító erő

A magánokiratokat bizonyító erő szerint két típusra oszthatjuk:

• teljes bizonyító erejű magánokirat: ez azt jelenti, hogy ellenkező bebizonyításáig teljes bizonyítéknak kell tekinteni arra vonatkozóan, hogy a kiállítója a benne lévő nyilatkozatot megtette, elfogadta, vagy magára kötelezőnek ismerte el. Fontos, hogy a bizonyító erő a nyilatkozat megtételére és tartalmára vonatkozik, de nem a nyilatkozatban megjelölt tényekre. A kettő közt nagy különbség van! Például, a teljes bizonyító erejű magánokirat nem bizonyítja azt, hogy a vételárat az eladó átvette, legfeljebb azt, hogy az eladó úgy nyilatkozott, hogy a vételárat átvette.

Ez kicsit kevesebb, mint amit a közokirat tud bizonyítani, de azért még mindig elég erős ahhoz, hogy pert lehessen vele nyerni.

• egyszerű magánokirat: az egyszerű magánokirat a sorban a leggyengébb, de azért még nem szabad alábecsülni. Ha nem vonják kétségbe a valódiságát, akkor azt el kell fogadni. Bár labilis lábakon áll – hiszen elég egy ember megkérdőjelezése, és semmivé válik bizonyítékként – ha nincs más a kezünkben, még jól jöhet.

Teljes bizonyító erővel bíró magánokiratok

Fentebb említettük, hogy a közokirat automatikusan teljes bizonyító erejű, a magánokirat pedig lehet is-is. Nézzük, hogy mitől is függ, hogy egy okirat melyik kategóriába kerül!

Ahhoz, hogy egy magánokirat teljes bizonyító erővel bírjon, meg kell felelnie bizonyos formai követelményeknek, amit a polgári perrendtartásban találhatunk meg. Elég, ha a listából csak az egyik teljesül, és máris teljes bizonyító erejű okiratot kapunk.

• Kézzel írt okirat: valaki az okiratot az elejétől a végéig saját kézzel írta és aláírta
• Tanúzás: amikor két tanú az okiratot aláírja a címük feltüntetésével.

Tévhitek a tanúzásról

Tévhit az adatokkal kapcsolatban: sokan hiszik azt, hogy a tanúk személyi igazolvány számára, vagy anyjuk nevére is szükség van. Ez nem így van. A törvény szerint elegendő az olvasható név és a lakcím a beazonosításhoz, plusz az aláírásuk.

Tévhit arról, hogy mit bizonyít a tanú: Sokan azt hiszik, hogy a tanú a dokumentumban olvasható tényeket tanúsítja. Igazából a tanúnak nem is kell tudnia, hogy mi van az okiratban. Egy dolgot igazol csak: hogy az okiratot kiállító személy a szeme láttára írta alá, vagy a dokumentumon szereplő aláírást a sajátjának ismerte el.

Ezeket azért is érdemes tudni, mert manapság a teljes bizonyító erejű magánokiratok közül ez a legnépszerűbb forma.

• Bíró vagy közjegyző hitelesítése: az aláírás hitelesítésének a másik módja, ha bíró vagy közjegyző tanúsítja, hogy az okiratot tényleg az adott illető írja alá. Érdemes hozzátenni, hogy a magyar külképviseleteken dolgozó magyar konzul is ilyen hitelesítést végez.
• Szabályszerű (cégszerű) aláírás: A törvény nem véletlen használja a szabályszerű fogalmat, mert nem csak cégekre, hanem egy szélesebb körre vonatkozik: a gazdálkodó szervezetekre. Ebbe bele kell érteni az egyesületeket és alapítványokat is, akik nem cégek, tehát a „cég”-szerű aláírás kisebb fogalmi zavart eredményezne.

Szabályszerű aláírás alatt azt kell érteni, hogy minden szervezetnél megvan a módja annak, hogy a képviselő hogyan írhat alá. Ezt általában aláírás mintán, vagy aláírási címpéldányon szokták rögzíteni. Ahogy az aláírás ezeken a dokumentumokon kinéz, azt kell elfogadni hivatalos aláírásnak.

Ez további hitelesítés nélkül is elegendő. Így ha egy Kft. ügyvezetője aláír egy nyilatkozatot, akkor nem kell rá se tanú, se hitelesítés.

Tévhitként megjelenik a bélyegző követelménye. A törvény nem írja elő, hogy szervezeteknek kötelező lenne bélyegzőt használni. Az csak akkor szükséges, ha az aláírás mintán, vagy aláírási címpéldány külön kiemeli, hogy bélyegzővel kell aláírni. Egyébként az általános az, hogy a szervezet olvasható neve alatt vagy fölött kell aláírni. A név lehet akár kézzel írva, akár nyomtatva, akár bélyegzővel is. A lényeg, hogy ott legyen. A bélyegző tehát egy praktikussági eszköz, nem pedig egy hivatalos elem.

• Ügyvédi vagy jogtanácsosi ellenjegyzés: ennek az okiratnak további feltétele, hogy az okiratot maga az ügyvéd, vagy jogtanácsos készítse el. Tehát nem állíthatunk be egy ügyvédi irodába csak úgy, hogy egy ügyvéd ellenjegyezzen egy okiratot.

Az ellenjegyzés egyébként egy fokkal erősebb, mint a fentebb látható aláírás hitelesítés, mivel nem csak azt tanúsítja, hogy az aláíró az ügyvéd előtt írt alá, vagy az aláírást a sajátjának ismerte el, hanem azt is, hogy az aláíró akaratának és a jogszabályoknak is megfelel.

• Elektronikus aláírás: a technikával lépést tartva létrejött az elektronikus aláírás. Ez természetesen nem az az aláírás, amit a futár szokott kérni, hogy írjunk alá egy gépen speciális tollal, és nem is azt, hogy rajzoló programban leírjuk a nevünket. Az elektronikus aláírás egy minősített elektronikus tanúsítvány, ami egy adott személyhez köthető. Az így aláírt okirat nem igényel további biztonsági kelléket, ha a tanúsítvány megfelelő biztonsági fokozattal rendelkezik.

A hétköznapok sztárja: tanúzás

Mint már említettük, a legnépszerűbb a teljes bizonyító erejű magánokiratok között az, ha két tanú aláírja. Ezért érdemes még néhány bekezdést szánni erre a formára.

Fontos kiemelni, hogy itt szigorúan érvényesül a régi római jogi szabály: egy tanú nem tanú. Tehát mindenképpen két tanúra van szükségünk.

Bizonyos esetekben nem elég a tanú, például ingatlan adásvételi szerződést ügyvédnek vagy jogtanácsosnak kell ellenjegyezni, vagy az okiratot közokiratba kell foglalni. De ennek a fordítottja is előfordul, például a végrendelet esetében nem helyettesítheti a két tanút az ügyvédi ellenjegyzés, ha nem saját kézzel írt végig a végrendelkező. Itt kiemelten fontos az is, hogy a tanúk egy időben legyenek jelen, illetve a tanúkkal kapcsolatban további szigorító szabályok is találhatóak.

Ha vegyes okiratot készítünk, például egy cég szerződést köt egy magánszeméllyel, akkor is érdemes a két tanú alkalmazása, mert a cég csak a saját nevében írhat alá tanúk nélkül. Ha a magánszemély vitatja, hogy az aláírás az övé, akkor bizony a cégnek kell bizonyítania a valódiságát, és a szerződés érvényessége is veszélybe kerülhet.

2018-tól új szabályok a tanúzásra

A jelenlegi szabályok szerint elég a tanú nevének és címének feltüntetése és az aláírása. Sok helyen ezt úgy oldják meg, hogy géppel előre odaírják a tanú nevét és címét, és elegendő aláírni. Praktikus, mert hamar kész van, és az olvashatósággal sincsenek problémák.

2018. január 1-jétől viszont új szabályozás lép hatályba, amely szerint kézzel kell olvashatóan feltüntetni a nevét és a címét, és úgy kell aláírnia. Így jövőre az újonnan kiállított okiratok, ahol a tanúk neve és címe csak nyomtatottan szerepel, és azt írták alá, nem lesz teljes bizonyító erejű. Ez egyrészt meglassítja az okiratok aláírását, hiszen kézzel minden oldalon feltüntetni a nevet egy 7-8 oldalas dokumentumon, esetleg több példányban mindenképpen hosszabb időbe fog telni, mintha csak alá kellene írni.

Annak a veszélye is fennáll, hogy esetleg félreérthetően írja le a címét, nem jól kivehető, hogy az adott szám egy hármas vagy egy kilences, stb. Biztonsági elemként fel lehet tüntetni nyomtatva is, de a nyomtatott adatsor és a kézzel írott adatsor együtt már lassan elfoglalja a fél oldalt.

Csak reménykedhetünk benne, hogy a jogalkotó meggondolja magát, de egyelőre erre kell készülnünk.

Ha nem figyelünk ezekre a formaiságokra, és nincs más bizonyíték a kezünkben, akkor az csúnya pervesztességeket eredményezhet, mivel egy egyszerű magánokirat önmagában nagyon kevés, főleg, ha a másik fél vitatja. Saját érdekünkben is kövessük a jogszabályi követelményeket, és ha elbizonytalanodnánk, kérjük ki egy ügyvéd véleményét.